Ben est votre sous-traitant
Votre agence reste responsable du traitement. Ben traite les données de vos clients pour votre agence, selon l'article 28 du RGPD. Le contrat de sous-traitance fait partie des conditions d'utilisation que vous acceptez à la création du compte.
Les sous-traitants de Ben
Les serveurs de Ben sont en France, et ses sauvegardes chiffrées aux Pays-Bas. La téléphonie, la voix, la transcription et l'IA des réponses écrites passent par des fournisseurs qui traitent des données aux États-Unis. Si vous connectez votre numéro WhatsApp, WhatsApp traite aussi vos messages. Les clauses contractuelles types de la Commission européenne, ou le Data Privacy Framework, encadrent les transferts hors de l'Union européenne. L'annexe 2 nomme chaque sous-traitant.
Les durées de conservation
Ben supprime les enregistrements d'appels 90 jours après l'appel. Ben efface les contacts, les transcriptions, les messages, les demandes et les rendez-vous trois ans après le dernier échange avec le contact. Ben applique ces durées chaque nuit.
La sécurité
Toutes les connexions passent par HTTPS. Ben chiffre les accès à vos agendas et à vos boîtes e-mail avant de les stocker. Un conseiller voit seulement les agences où il travaille. Ben fait une sauvegarde chiffrée chaque jour.
Vos clients savent qu'ils parlent à une IA
Chaque appel commence par une annonce fixe. Ben dit qu'il est l'assistant IA de l'agence et que l'appel est enregistré. À l'écrit, la première réponse de Ben le dit aussi.